みなさま、こんにちは。
大げさですが、ファイリングを制するものは、会社を制すると思っている本田です。

ファイリングの話をする前に、「情報の整理」という切り口で少し話をしたいと思います。

情報が多すぎて困っている。

そんな気がしませんか?
時代が劇的に変わっています。
これは、技術の進歩だけでなく、それに伴って情報を管理する様々なものの値段が下がったことも大きな要因でしょう。

コンピューターのハードディスク、通信料の値段の下がり方は尋常ではありません。
20年前はワープロの時代。
携帯電話もなく、情報は電話や会う事や手紙で伝えるものでしたが、今や電話は無料。
流通は行き届いてかつ安くなり、パソコンも安くなりました。大量のデータが格安で行き来しています。
家電も激安。100円均一に行けば本当になんでもある時代。
モノが安くなるという事は、情報発信する側(企業)にとってやりやすくなったという事。
受け手からしたら、情報の山と戦わなければ勝てないという時代に突入しているという事。
「情報が無料で手に入ってお得」という時代は終わっていますね。何を捨てて何を取るのか。そして管理するのかが必要な時代。

私たちは、やればやるほど仕事は効率的に出来ると思いがちです。
実際そういう部分は大いにありますよね。
しかし、この劇的な世の中の変化に、新しい考え方や仕組みを取り入れないでやり続けていると、行き詰まりか、本末転倒になるのでは?と思います。
会社のファイリングもそういう「たぐい」でしょう。

昔は、パソコンがありませんでした。
だから情報の共有や保存は「紙」という媒体だけで良かったんです。
穴開けて閉じておくだけで、確実に情報の一元化は出来ていたのです。
しかし今はどうでしょうか。

来るものが様々!
・封書、ハガキ、メール、FAX
・チャット、ライン、フェイスブック

保存する場所も様々!
・紙のファイリング、パソコンの中、CD、DVD

保存内容もいろいろ!
・URLさえあれば事が足りるもの(最新の情報まで手に入る良さアリ)
・パソコン画面を保存しておくものなど

これらを来るもの拒まず受け入れていると、情報の管理がどんどん複雑になります。
複雑になる分、しっかり整理をしないとえらいことになりますね。
ファイリングという事を、一つの大きな仕事として捉えなければならない時代に入ったのかと思います。

ファイリングというのは、「パンチで穴あけて、綴じておくだけでしょ?」と思っていませんか?

ファイリングは、保存ではなく、情報の共有化ツールです。
小さなうちはいいのですが、会社が大きくなる時や歴史が長くなってくると、重要性が増します。
「見る気がしない」そういうものを作ったら負けです。見たくない=手をかけない。→情報が古いまま→余計に見ない。
しかし、必要だからそのファイルは存在しているはずです。
ということは。。。。その部分について企業活動が停滞しているという事ですよね。

情報の共有化を進めるには、まず第一に「整理」をする必要があります。
情報に埋もれている世の中ですから、「整理」しないと使いものになりません。
そして整理するには、整理する軸を何にするかが重要になります。

やり方を書こうと思っていたのですが、「ファイリングは情報の整理」という切り口でお伝えしたいと思ったので、今回は「中編」にしてみました。
次こそは、「後編」で実際にやった作業の事を書きたいと思います。
便利グッズも使ったりしながら♪