みなさま、こんにちは
ファイリングってスッキリするな~としみじみ思った本田です。

給与の処理をしていて、いろんな事を思います。
自社でもあるし、お客様のところでもあります。
困っている事の一つに、いろんな役所からくる様々な書類の整理ってのがあるでしょう。
これについて、書いてみようと思います。

日本年金機構
健康保険と厚生年金の手続きの結果が帰ってきます。
お知らせが届いたりします。(毎月)
算定基礎届もこちらから届きますね。(6月)
賞与支払届が届きます。(賞与支払う予定月)
現状調査が届いたりします。(年に一度、春)
「事務センター」ってところからやってきたり「堀江年金事務所」のように自分の会社の所属するところからやってきたりします。

ハローワーク(職業安定所)
雇用保険の手続きの結果が帰ってきたり、年に一度圧着式のハガキで現状の人数確認がきたりします。(春?)

労働基準監督署
労働保険の年度更新の資料がやってきます。(6月黄緑色のがドサっと来ます)

税務署
年末調整の資料がどさっと届きます。(11月)

市役所
住民税の年度更新の資料が特別徴収している市役所の数だけ届きます。(5月)

ざっと思い出すだけでこれだけあります。
やれやれでしょ?(笑)

さて、これをどうファイリングするとスッキリするか!って話です。
来るものだけでなく、送るものもありますからね。それに付随する社内作業もありますしね。
今までのやり方(歴史)があり、会社の人数があり、誰が給与処理をしているかがポイントであり、給与処理担当者のスキルにも関係あります。
そして、最後にファイリングなどが得意かどうかってのもポイントだったりします。

こうやればいいよ~って書いてあげたいんですが、結局上の理由が複雑に絡むので、ケースバイケースという答えになっちゃいます。

まずは、これだけの種類の役所から、こういうタイミングで来るって事だけでもわかっておけば、気分的にスッキリします。
毎年、もしくは毎月来るんですから!
こうやってブログに載せると一過性になるので、一覧になったものを作ろ~って思ってます。
作ったらHPに掲載しますね♪

役所からの資料を受け取った時、やれば良いと思う事はこんな事です。
・封書がきたら、開ける。
・開封の日を書く(裏でもいいし、鉛筆でもいいし、フリクションでもいいでしょう)
・去年(先月)も来ているものかをファイリングを見て確認する。
・一緒なのであれば、一安心。だって前のやり方をそのまますればいいのですから。
・イレギュラーだったら、調べたり送り元に聞く(これ、お勉強♪)
・読むなり作業するなりする。
・決まったところにファイリングする。

時々、イレギュラーが混じっているのです。やっかいな事に・・・。
例えば、算定基礎届の提出は7月10日で、日本年金機構です。
郵送で終わるのですが、「今年は持参してください!持参の日は7月○日です!その時には以下のものをご持参ください!!」
な~んて書かれてある事があるんです。
ドキッ!!
ですよね。
3年に1度くらい回ってくると役所に言われましたよ。(もうちょっと長いスパンのような気がしますが・・・)
こうやって、普通と違うかどうかが分かるようになったら一人前♪ファイリングをしていけば、自然と一人前になれます。

いやだな~って思いますか?思うでしょ?私も思いますよ。
でも、日本の国の仕組みなのです。
文句を言っても始まりません。
決まっているものは、決まったとおりストレスを感じない工夫をして乗り切ろうと思ってます。

実際に、今日のお客様で喜ばれたやり方を、次回書きたいと思います。
ファイリングって、個人の考え方が色濃く出るので、あくまでも参考程度ですけどね♪